ISHELP – Pomoć sportskim natjecateljskim udrugama

Osnivanje sportske udruge temelji se na Zakonu o sportu i Zakonu o udrugama (prilog) i prolazi kroz nekoliko faza i to:

1. Plan i osnovna priprema (idejni projekt)
2. Operativna priprema (izvedbeni projekt)
3. Realizacija (osnivanje, registracija)
4. Pokretanje – start funkcioniranja udruge

 

Add 1. Plan i osnovna priprema

Tablica (Procedura, aktivnosti, obrasci, dokumenti) u prilogu kao podsjetnik.

• Najmanje troje ljudi sa zajedničkim interesom osnivanja udruge može pokrenuti postupak osnivanja udruge. Prve radnje i dokumenti su sljedeći:
• Napraviti Popis osnivača (prilog)
• Napisati Misiju - ciljeve udruge/kluba (prilog)
• Napisati Program rada sa naglaskom na sportsku djelatnost – opisati detaljno planirane aktivnosti na pripremama / treninzima, plan natjecanja, sve planirane resurse (financijske, stručne- trenerske, pomoćno osoblje, korištenje objekata, potrebni rekviziti, logistika –prijevozi, smještaji, prehrana, osiguranje......). Osnov za program može biti i obrazac SSGP-a – Programi sportskih udruga.
• Program(e) napisati za srednjeročno (mandatno) razdoblje i tekuću godinu
• Pripremiti i napisati Prijedlog za osnivanje (osnovni potrebni podaci iz zakona – naziv, sjedište, kontakt, aktivnost, .... ) - zajedno sa statutom
• Pripremiti i napisati nacrt Statuta (barem osnovne zakonom definirane stavke – upravljanje, zastupanje, tijela). Statutom se mogu definirati praktički sve aktivnosti ali je preporučljivo da on bude što jednostavniji a da se svi detalji kasnije definiraju raznim pravilnicima i postupnicima o radu tijela, pojedinaca.... – (primjerci dvaju statuta u prilogu: Jednostavan i Složeniji
• Tijekom pripreme poželjno je konzultirati se i tražiti pomoć od nadležnih (SSGP, strukovni sportski savezi (popis na web SSIŽ – www.istra-sport.hr), Ured Državne uprave u istarskoj županiji, Odjel za opću upravu ( to je državni organ za registriranje udruga), Gradski odjel za odgoj, osnovno školstvo, sport..... ) kako bi se što bolje pripremile sljedeće faze u osnivanju udruge

 

Add 2. Operativna priprema

• Nakon konzultacija sa stručnjacima i nadležnima potrebno je detaljno i precizno pripremiti:
• Osnivačku skupštinu tj sve resurse
• Mjesto
• Vrijeme
• Dnevni red
• Izlagače, radna tijela
• Dokumentaciju
• Sve ostalo
• Kao primjer / prijedlog standarda u prilogu je dan Poziv (može služiti i kao plakat i poziv medijima uz eventualne male dorade) sa Dnevnim redom sa natuknicama za scenarij odvijanja osnivačke skupštine
• Ključni događaji su donošenje Statuta (prilog ranije) i izbor nadležnih organa, tijela i pojedinaca (onih definiranih statutom)

Moguće je donijeti odmah i ključne pravilnike (ako sve nije definirano statutom) kao npr Pravilnik o radu skupštine, Pravilnik o članstvu i Pravilnik o financijskom poslovanju koji su preduvjet - najbitniji segmenti za funkcioniranje udruge u skladu sa Zakonom (prilog Pravilnik o radu skupštine, Pravilnik o članstvu)

• Nakon završetka Osnivačke skupštine odmah se pristupa izradi dokumentacije za koju su već ranije pripremljene natuknice – standardne šprance i to:
• Zapisnik Osnivačke skupštine
• Odluke (donošenje Statuta, Izbor organa i tijela..), Popis članova Udruge, Popis osoba koje zastupaju Udrugu (na dnu zapisnika)

• Može se odmah pristupiti izradi Pečata (ili sačekati proceduru registracije, konzultirati Ured Državne uprave u istarskoj županiji, Odjel za opću upravu, jer postoji opasnost da ne prođe statut ili da naziv nije u skladu sa zakonom pa se pečat mora napraviti ponovo)

 

Add 3. – Realizacija (registracija, razvrstavanje, učlanjenje u saveze, pečat, ŽRN)

Nakon kompletiranja dokumentacije osnivačke skupštine slijedi konkretna realizacija registracije udruge i to:

• Zahtjev Uredu Državne uprave u istarskoj županiji, Odjelu za opću upravu za upis udruge u registar udruga. Procedura , Obrazac i potrebni Prilozi dani su u prilogu.
• Po primitku rješenja o upisu u registar udruga slijedi:
• Izrada pečata (ukoliko nije izrađen već po izbornoj skupštini, u skladu sa opisom u statutu)
• Zahtjev Državnom zavodu za statistiku za dodjelu MB (matični nepromjenljivi broj) i šire podskupine djelatnosti /može se mijenjati istom procedurom kod promjene osnovne djelatnosti) – Obrazac i Postupak u prilogu
• Po primitku obavijesti o razvrstavanju nadležni u udruzi na osnovu ranijih odluka mogu udrugu učlaniti u granski strukovni županijski savez (ako postoji) ili državni granski strukovni savez kojem sportska djelatnost udruge pripada – Popis županijskih strukovnih saveza dan je u prilogu
• Učlanjenje u Granski Strukovni savez propisano je pravilima tog Saveza
• Ukoliko Udruga namjerava tražiti sredstva od lokalne samouprave (Grada Pule) mora se učlaniti u SSGP (Savez sportova Grada Pule)
• Za učlanjenje u SSGP i dobivanje sredstava potrebno je dati zahtjev sa pripadajućim dokumentima: kao zahtjev može se uz prateće pismo koristiti Obrazac SSGP-a (Izvješće i plan)
• Upute i pravila za ispunjavanje, pravila i kriteriji za financiranje kao i preduvjeti dani su u Pravilniku SSGP-a
• Osnovni preduvjeti za zahtjev i eventualno odobravanje sredstava su sljedeći
• Za operativno pokretanje Udruge potrebno je još pokrenuti platni promet:
• Samo sa izabranom bankom (svaka ima svoju – sličnu proceduru i dokumente)
• Sa izabranom bankom i FINA – također propisana procedura i dokumenti
• Procedura i dokumentacija OTP banke su u prilogu

 

Add 4. Pokretanje – start zakonskog funkcioniranja udruge

• Po otvaranju žiro računa operativna priprema je gotova – udruga može funcionirati u skladu sa pozitivnim propisima RH
• Preporučljivo je da financijske poslove (tu je i platni promet) vodi stručna osoba ovlaštena za takve poslove u suradnji sa stručnom službom SSGP
• Udruga može Otvarati (pod)račune za neku djelatnost, dio udruge, događaj..prema uvjetima poslovne banke i/ili FINA-e

• Udruga može osnivati trgovačko društvo (upute na WWW.HITRO.HR ili u uredu HITRO i FINA-i)

Preostaje realizacija svih ostalih funkcija i aktivnosti u skladu sa statutom i mogućnostima/resursima udruge što je opisano i predloženo u sljedećem poglavlju.

Sretno!

 

SAŽETAK I ZAKLJUČAK

Osnovne aktivnosti, zaduženi (realizatori), procedure za realizaciju tih aktivnosti, prijedlozi / šprance za potrebnu dokumentaciju te popis kome se ti dokumenti dostavljaju dani su sljedećoj TABLICI POSLOVA OSNIVANJA UDRUGE.

 

Članovi udruge upravljaju udrugom učestvovanjem u radu - sjednicama skupštine udruge, direktno ili preko izabranih članova skupštine, a nadziru rad Udruge indirektno preko izabranog Nadzornog odbora.
Način rada Sjednice Skupštine Udruge definiran je statutom (primjer) ili posebnim pravilnikom o radu Skupštine.
Pravilnikom se definiraju vrste sjednica, način sazivanja sa svim resursima (povod sazivanja, tko saziva, način i vrijeme obavještavanja članova, vrijeme , mjesto, dnevni red, dokumentacija....pozivanje gostiju, predstavnika medija....)
Sjednice Skupštine osim prve, osnivačke, mogu biti:

1. Izborne (minimalno jednom u mandatnom razdoblju od 4 godine)
2. Redovne ( minimalno jednom u u plansko/izvještajnom razdoblju tj. godišnje)
3. Vanredne (ovisno o situaciji i povodu, po potrebi). Uglavnom se sazivaju u kriznim ili svečanim situacijama.
   

Za organizaciju svih vrsta Sjednice skupštine uglavnom se koriste isti dokumenti. Razlikuju se u načinu sazivanja, formi dokumenata i nadležnima kojima se dostavlja dokumentacija.
U nastavku su načelno opisane procedure sazivanja i vođenja, dokumentacija i dostavljanje zapisnika, odluka i ostalog predviđenog zakonom.

 

add 1. IZBORNA sjednica Skupštine

Izborna sjednica Skupštine saziva se u zakonom određenom razdoblju od 4 godine radi izbora novih članova tijela i odgovornih osoba Udruge. Ukoliko tijekom mandata dođe do krize upravljanja i vođenja Udruge potrebno je u tom momentu organizirati Izbornu skupštinu tretiranu kao vanrednu zbog navedenih kriznih okolnosti.
Sjednicu saziva predsjednik na prijedlog IO, NO ili dijela članova, ovisno o tome kako je to definirano statutom ili pravilnikom.
Za sjednicu i nakon nje koriste se sljedeći dokumenti:

• Popis članova udruge ili članova Skupštine
• Poziv sa dnevnim redom i prilozima (isti dokument može poslužiti i kao plakat, poziv gostima, medijima..)
• zapisnik,
• odluke, (mogu se napisati posebno ili direktno u zapisniku)
• razni popisi i izvješća koji se po zakonu i drugim pravilima dostavljaju nadležnim tijelima.

Nakon sjednice i izrade zapisnika i odluka, potrebna dokumentacija se dostavlja nadležnima, kompletna dokumentacija sa prilozima se arhivira a osnovni podaci o sjednici skupštine upisuju u stalnu knjigu / tablicu evidencije skupština.

 

add 2. REDOVNA (godišnja) sjednica Skupštine

Redovna sjednica Skupštine organizira se minimalno jednom godišnje sa ciljem podnošenja i prihvaćanja godišnjeg izvješća o prošlogodišnjem radu te predlaganja i usvajanja plana za tekuću godinu.

• Za sjednicu i nakon nje koriste se sljedeći dokumenti:
• Poziv sa dnevnim redom i prilozima (isti dokument može poslužiti i kao plakat, poziv gostima, medijima..)
• zapisnik,
• odluke, (mogu se napisati posebno ili direktno u zapisniku)

razni popisi i izvješća koji se po zakonu i drugim pravilima dostavljaju raznim nadležnim tijelima ukoliko je bilo statutarnih promjena ili promjena u upravljačkom i rukovodnom dijelu ili se od njih traže sredstva (MO, TZ, Lokalna uprava...).

 

add 3. VANREDNA sjednica skupštine Udruge

U nekim slućajevima, uglavnom kriznim predsjednik ili dopredsjednik udruge mogu sazvati vanrednu skupštinu na osobnu inicijativu, zahtjev IO-a, NO-a ili dijela članova (ovisno o tome kako je statutom definirano)
Za ovu vrstu sjednice Skupštine vrijede ista pravila o sazivanju, informiranju članova, vođenju sjednice i dokumentaciji (poziv sa dnevnim redom, priloženi materijali, zapisnik, odluke, dostava dokumentacije nadležnima...)

 

Dostava i arhiviranje dokumentacije

IZBORNA sjednica Skupštine

1. SSGP- u se dostavlja zapisnik i odluke o izboru. Ukoliko je bilo i drugih bitnih promjena (npr. STATUTA) dostavljaju se i odluke o promjenama kao i podaci o promjenama (novi statut, promjene sjedišta, odgovornih osoba..)
2. Uredu Državne uprave u istarskoj županiji, Odjel za opću upravu dostavljaju se sve promjene na posebnom obrascu (Zahtjev za upis promjena u registar udruga Republike Hrvatske). U obrascu su navedeni prilozi a to su:
• zapisnik sa sjednice skupštine,
• odluke o promjenama ili izboru,
• novi statut ili izmjene u dva primjerka,
• preslici osobnih iskaznica novoizabranih odgovornih osoba.
3. Granski strukovni savez – dostavlja im se dokumentacija prema njihovim pravilima. Uglavnom to su odluke o promjenama ključnih podataka (adresa, kontakt, nove osobe (predsjednik, predsjednik IO, tajnik))
4. FINA / Poslovne banke – dostavlja im se dokumentacija u svezi s novim osobama koje zastupaju Udrugu prema pravilima tih ustanova.
5. OSTALI – po potrebi se dokumentacija ili njen dio dostavlja i jedinicama lokalne samouprave (MO), TZ-i, sponzorima i dr.
6. Arhiva – sva kompletna dokumentacija sjednice skupštine (od poziva, priloga, zapisnika do odluka) se sprema u posebnu mapu: U knjizi / tablici - Evidencija održanih sjednica skupština - se upisuju osnovni podaci o održanoj sjednici

REDOVNA sjednica Skupštine

1. SSGP-u se dostavlja zapisnik te izvješća o poslovanju sa planom. Ukoliko je na redovnoj sjednici bilo i statutarnih promjena ili su izabrane nove odgovorne osobe dostavlja se dokumentacija kao i kod izborne sjednice
2. Uredu Državne uprave u istarskoj županiji, Odjel za opću upravu se u slućaju da nije bilo nikakvih statutarnih i kadrovskih promjena ne dostavlja ništa. U protivnom dostavlja se obrazac sa prilozima kao i kod IZBORNE sjednice.
3. Granski strukovni savez – ukoliko nije bilo promjena sjedišta i ključnih osoba (predsjednik, predsjednik IO, tajnik) onda se uglavnom ne dostavlja ništa ukoliko savez to svojim pravilima ne zahtijeva.
4. FINA / Poslovne banke – ako nije bilo promjena osoba koje zastupaju Udrugu ili relevantnih statutarnih promjena (sjedište) onda se ne dostavlja ništa
5. OSTALI – po potrebi se dokumentacija ili njen dio dostavlja i jedinicama lokalne samouprave (MO), TZ-i, sponzorima i dr.
6. Arhiva – isto kao kod Izborne sjednice

Za VANREDNU sjednicu vrijede ista pravila i ovise o sadržaju, odlukama i ev. statutarnim i kadrovskim promjenama.

 

NADZIRANJE RADA UDRUGE

Članovi nadziru rad udruge posredno preko Nadzornog odbora.(NO)
Izbor, članstvo, prava, obveze i poslovi NO-a uglavnom su definirani statutom.
Priloženi je primjerak izvoda iz statuta koji može poslužiti kao osnov za definiranje svega u svezi sa radom NO-a.

 

NAGRAĐIVANJE I STEGOVNE MJERE

U cilju stimulacije i kažnjavanja članova Udruga može oformiti Tijelo za pohvale, priznanja i nagrade (komisija ili sl.) i Stegovni sud.
Izbor, članstvo, prava, obveze i poslovi tih tijela mogu se definirati Statutom (primjer za Stegovni sud u prilogu, slično se može napisati i za pohvale, nagrade i priznanja) ili posebnim pravilnicima koje donosi Skupština.

 

SAŽETAK I ZAKLJUČAK

Osnovne aktivnosti, zaduženi (realizatori), procedure za realizaciju tih aktivnosti, prijedlozi / šprance za potrebnu dokumentaciju te popis kome se ti dokumenti dostavljaju dani su sljedećoj TABLICI POSLOVA UPRAVLJANJA.

 

 

Pod vođenjem Udruge podrazumijeva se planiranje, priprema, realizacija i praćenje svih operativnih aktivnosti Udruge.

Osnovna funkcija Vođenja je Rukovođenje.

Udrugom na osnovu Statuta rukovodi posebno tijelo kojega bira skupština.

Najčešći nazivi tog tijela su Izvršni odbor (IO), Uprava, Upravni odbor.

U ovom dokumentu koristi se naziv IO.

IO može birati razna pomoćna tijela ili osobe zadužene za pojedine funkcije (sport, komercijala, Odnosi s javnošću ...).

Osnovni poslovi, prava i obveze, način biranja i rada uglavnom se definiraju Statutom ili se mogu sačiniti i posebni pravilnici o radu tijela/osoba koje vode Udrugu.

U prilogu su dani izvodi iz Statuta koji definiraju rad :

1. Izvršnog odbora
2. Tajnika Udruge
   

IO o svom radu kroz sjednice mora voditi barem minimalnu dokumentaciju:

1. Popis članova IO
2. Evidenciju prisustva
3. Zapisnike sjednica
4. Izdvojeno napisane važnije odluke
5. Evidenciju zaključaka i zadataka

Sve gornje dokumente preporučljivo je voditi na računalu iako je dovoljno efikasno i sve pisati u knjigu IO-a i eventualno posebno napisati i tiskati samo važnije odluke.

Idealno bi svu dokumentaciju bilo izmjenjivati elektronskom poštom.......

Detaljniji opisi poslova i zadataka, dokumentacije i ostalih resursa za rad Izvršnih organa mogu se definirati već spomenutim pravilnicima.

Prethodnica tim pravilnicima su točno definirane funkcije i njima pripadni poslovi u Udruzi.

Načelno Udruga može imati sljedeće funkcije/djelatnosti i pripadajuće poslove/aktivnosti: (prilog – Funkcije, djelatnosti i aktivnosti udruge).

Za realizaciju svih tih djelatnosti i aktivnosti potrebna je dobra podjela poslova unutar članstva IO . To se postiže dodjeljivanjem zaduženja za pojedinu djelatnost konkretnim članovima, pri čemu ih se može ovlastiti kroz postavljanje za Dopredsjednike, pomočnike ili direktore pojedine Funkcije (Sportske, komercijalne, financijske...).

Važnu ulogu pri tome ima tajnik koji daje logističku podršku praktički svim djelatnostima tijekom planiranja, pripreme, realizacije i praćenja pojedinih aktivnosti.

Pri tome on vodi računa o kvalitetnom dokumentiranju svih tih poslova.

Za još veći napredak i poboljšanje efikasnosti, fleksibilnosti, transparentnosti preporučuje se izrada pravilnika / postupnika za sve funkcije.

Tim postupnicima moguće je definirati praktički sve aktivnosti Udruge i opisati sve što se odvija u udruzi sa svim potrebnim resursima (poslovi, zaduženi, vrijeme, prostor, sredstva, novac, dokumentacija...).

Krajnji cilj je postići to da se sve odvija profesionalno, bez improvizacija te da sve bude dokumentirano što je opisano sloganima:

“ Ne dozvoli da se ništa dogodi slučajno “ i “ Ne dozvoli da se išta dogodi bez traga”.

Sinteza vođenja svih aktivnosti mora biti dana u godišnjem izvješću o poslovanju koje se priprema, iznosi i daje Skupštini na usvajanje.

IO priprema sljedeća obvezna izvješća:

1. Financijsko izvješće (prilaže mu se kompletno godišnje knjigovodstveno izvješće o poslovanju)
2. Sportsko izvješće (prilažu mu se sva natjecateljska izvješća nadležnog granskog strukovnog saveza)
3. Statističko izvješće (na obrascu koji se dobiva iz Državnog ureda za statistiku u Puli)
   

Ostala izvješća koja preporučujemo mogu biti:

1. Osobna iskaznica Udruge sa prikazanim sažetim svim resursima udruge
2. Održavanje i investicije
3. Razni kulturno/umjetnički i drugi nesportski događaji
4. Komercijalne aktivnosti (sponzorstva, donacije, najam i druge usluge)
5. Godišnje arhive (osim fin. i sportskih i ostali segmenti – slike, uspjesi, izvodi iz medija....) vezane za fiskalnu i sportsku godinu

Na izvješća se odmah nastavljaju i planovi za sljedeću godinu:

1. Financijski plan
2. Plan rada (sport, komercijala, ostalo)

U istoj formi kao i izvješća.

Na osnovu navedenih izvješća i planova, zaduženi u IO ili tajnik ispunjavaju i obrazac SSGP-a – prijavu za sufinanciranje sljedeće godine.

 

SAŽETAK I ZAKLJUČAK

Osnovne aktivnosti, zaduženi (realizatori), procedure za realizaciju tih aktivnosti, prijedlozi / šprance za potrebnu dokumentaciju te popis kome se ti dokumenti dostavljaju dani su sljedećoj TABLICI POSLOVA VOĐENJA UDRUGE.